Direction Habitat Logement

Assistant(e) de direction

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La Communauté d’Agglomération Sophia Antipolis recrute : Un(e) assistant(e) de direction
Au sein de la Direction HABITAT LOGEMENT
Catégorie C– Filière administrative – Cadre d’emplois des adjoints administratifs

Publié le

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Partenaire de l’ensemble des acteurs de la construction et du logement social, la Direction Habitat Logement de la CASA élabore, anime et évalue la politique publique de l’habitat dans un objectif de développement durable et de qualité de vie.
Constituée d’une équipe de 21 agents répartis en trois services, exerçant sur deux sites (l’un à Antibes, l’autre à Sophia Antipolis), la DHL intervient sur les domaines suivants:
-    Le montage et financement des projets de logements en construction neuve ou en réhabilitation
-    L’accompagnement des ménages pour l’accès à un logement social
-    Le traitement des demandes de subventionnement (rénovation énergétique, perte d’autonomie...)
-    La gestion de l’accueil des gens du voyage

Sous la responsabilité de la directrice, l’assistant(e) de direction accompagne les services dans la gestion administrative des tâches. En étroite collaboration avec la directrice, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère et coordonne l’activité de la direction en facilitant et en optimisant les circuits.
Porte d’entrée de la direction, il/elle assure l’accueil téléphonique et physique, organise l’agenda, gère la planification collective (réunions, déplacements) et participe à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines en appliquant les procédures dédiées.

MISSIONS :

Organisation de l’agenda et accueil
-    Gérer l’agenda de la directrice et de l’élu en charge de l’habitat (prise de RDV, courriers, mails...)
-    Gérer la planification collective de la direction (gestion des plannings de congés, suivi du plan de formation...)
-    Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
-    Accueillir physiquement les rendez-vous
-    Préparer et organiser la logistique des différents évènements de la direction (réunions, déplacements, séminaires, conférences téléphoniques...)
Gestion administrative et coordination des activités de la direction
-    Réceptionner, trier et suivre les courriers affectés aux services
-    Assurer le suivi des parapheurs
-    Assister aux réunions, rédiger les comptes rendus
-    Organiser, alimenter et mettre à jours les outils de reporting et les tableaux de bord
-    Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines en appliquant les procédures dédiées
-    Classer et archiver les documents et les dossiers
-    Assurer le suivi de certains dossiers thématiques (suivi des réclamations), relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
-    Participer à l’organisation de la logistique des recrutements et des formations
-    Réaliser un suivi administratif du personnel
-    Participer à la préparation budgétaire et au suivi de l’exécution budgétaire
Information et communication
-    Structurer et assurer la diffusion des informations en interne et en externe
-    Répondre aux demandes d’information des autres services
-    Centraliser et structurer les réponses aux dossiers transversaux (rapports d’activités, rapport accessibilité, plan de formation...)

COMPETENCES et PROFIL RECHERCHE:

-    Connaissance des circuits administratifs et financier
-    Maitrise de la bureautique et des outils collaboratifs de communication
-    Compétences rédactionnelles
-    Organisation et rigueur
-    Esprit d’initiative
-    Discrétion
-    Réactivité et autonomie
-    Aisance relationnelle
-    Esprit d’équipe

FORMATION ET EXPERIENCE :

•    Niveau Bac +2 souhaité
•    Expérience souhaitée en collectivité


CONDITIONS DE TRAVAIL :

•    Poste à pourvoir à temps complet
•    CDD de droit public – remplacement d’un agent momentanément indisponible
•    Basé à Sophia Antipolis
•    Travail du lundi au vendredi

REMUNERATION :

•    Rémunération statutaire + régime indemnitaire

Adresser votre candidature (CV + lettre de motivation) jusqu’au 09/12/2022 à l’attention de :
Monsieur le Président de la Communauté d'Agglomération Sophia Antipolis
Direction des Ressources Humaines
Les Genêts-449, Route des Crêtes – BP 43
06901 Sophia Antipolis Cedex
Ou par mail : candidatures.rh@agglo-casa.fr